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10 dicas de como organizar os seus arquivos digitais:

23 de Julho de 2014 Kalinka Carvalho

Manter os arquivos organizados em todos os  aparelhos como: celular, computador e tablet é fundamental para ter uma vida mais eficiente e menos estressante. Temos que lembrar que cada pessoa tem seu próprio estilo, então leia as dicas e adeque a sua maneira.  

 

Dicas top:

1) Crie pastas separadas pelos seus assuntos principais. Escolha no máximo 6 assuntos, depois divida em subcategorias somente se o assunto for bem específico e tiver mais de 3 arquivos, passou de 20 arquivos crie outras subpastas.

 

Exemplo:

- Pessoal

- Profissional

- Finanças

- Fotos (organizadas por ano e por evento)

- Músicas (organizadas por gênero)

- Vídeos (organizados por tipo)

 

2) Lembre-se de sempre salvar os arquivos manualmente com um nome que seja fácil de se achar. Nunca salve fotos com números, exemplo: 067579.jpg, pois você não saberá do que se trata e ficará muito mais difícil de encontrar a foto desejada.

3) Tenha o hábito de sempre salvar os arquivos nas pastas corretas e com a palavra-chave em seu nome. Exemplo: curriculum_2014.  Organize por nome, tipo, tamanho ou data. Também pode dividir por projeto ou assunto.  

4) Como não e possível escrever nomes extensos, aconselho o uso de tags para ajudar da identificação. Exemplo: educação = edu, informática = info, aniversário = niver. Lembre-se sempre de padronizar a nomenclatura.

3) Salve arquivos que são atualizados sempre com data, assim saberá qual o mais atual (ano, mês, dia). Exemplo:  relatorio-jobs-14-07-22.

4) Ao descarregar fotos e vídeos, faça uma pré-seleção guardando apenas as fotos que ficaram boas. Exclua as ruins, sem foco ou mal enquadradas.

5) Sempre que possível faça uma triagem em seus arquivos, verificando se há arquivos duplicados ou que não serão mais utilizados.

6) Faça sempre um backup de seus arquivos. Crie o hábito de fazer semanalmente ou quinzenalmente.

7) Determine frequentemente um dia para realizar a triagem e manter seu computador organizado.

8) Limpe as pastas temporárias (transferências, downloads, meus arquivos recebidos) renomeando o arquivo e colocando na pasta correta.

9) Sempre comece nomeando o arquivo e salvando ele no destino certo.

10) Limpe a lixeira periodicamente. 

 

No desktop ou área de trabalho:

Deixe a área de trabalho sempre limpa e organizada, assim como a sua mesa de trabalho. Crie atalhos para os softwares e pastas mais utilizadas. Exemplo: navegador de internet, e-mail, word, excel, etc. Deixe apenas o que usa com frequência, o restante coloque em pastas. Adquira o hábito de nāo salvar um arquivo direto no desktop, criando pastas para organizar seus arquivos.

 

Amigos de todas as horas:

Se não irá mexer em um arquivo deixe armazenada em outro local, pode ser CD, DVD ou HD externo.

Os DVD’s e CD’s são mais baratos e permitem salvar os arquivos, porém em alguns casos não podem ser reutilizados. Nesse caso a informação fica longe de hackers. Os pen drives estão cada dia com mais capacidade e permite que salve e leve arquivos de um lado para o outro, pois são pequenos.  Podemos também armazenar arquivos on-line na nuvem, alguns exemplos: Dropbox, iCloud, Google Drive e Evernote. Use o HD Externo para arquivos que não são acessados com frequência e que devem ser mantidos em sigilo. Use o scanner para digitalizar coisas importantes que precisa sempre ter a mão.  

 

Fotos do papel:

Com o tempo elas vão ficando amareladas e estragam. Se possível digitalize quando possível as suas fotos para que não as perca. Caso queira mantê-las impressas, guarde-as em álbuns organizados longe de umidade e pó.

 

Vai começar a organização do zero?

  1. Dedique algumas horas para iniciar o processo de organização do seu computador.
  2. Olhe todos os arquivos e faça uma lista do que você acha ou quer manter, divida em categorias. Pense em áreas da sua vida ou papeis que exerce.
  3. Elimine todos os arquivos duplicados, coisas que se tornaram fora de seu interesse ou os documentos desnecessários.
  4. Renomeie o arquivo se for necessário lembrando das palavras-chaves.
  5. Use tema e data, deixe o título o mais explicativo possível usando as tags.
  6. Evite arquivos com "final" e "imprimir" no nome.
  7. Faça um manual ou uma cola para sua organização.
  8. Não tenha medo de deletar, tudo que não for mais útil e estiver ocupando espaço, mande embora.

 

Arquivos no trabalho:

Os arquivos da empresa existem por 2 motivos: exigência da legislação pública e organização interna da empresa. Eles devem ficar  bem organizados, assim saberemos:

  • o que já foi feito e os resultados
  • o que está para ser feito
  • diminui a duplicidade e a refação de trabalho
  • evita repetições desnecessárias de experiências
  • evita improvisos e inadequações
  • facilita o contato com bons parceiros e fornecedores
  • o empreendimento pode ser avaliado por partes ou pelo todo

Comece agora mesmo sua organização! Boa sorte!

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