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Como organizar uma palestra?

25 de Junho de 2014 Kalinka Carvalho

Muitas pessoas querem ser palestrantes de sucesso um dia, mas transmitir uma ideia nāo é uma tarefa fácil. Vou dar algumas dicas de como se organizar para obter sucesso em sua palestra.

A primeira coisa é o planejamento, ele é essencial para que possamos dar o ponta pé incial na preparação do que será necessário.

As informações mais importantes que precisamos saber para elaborar a palestra é o tema e quanto tempo deverá durar. Depois vem duas perguntas complementares que sāo: o que irá dispor para a apresentação e  quem será o seu público?

Com essas questões respondidas iniciamos o processo de preparação da palestra. O que seu público quer saber? Você tem o conhecimento necessário, ou seja, domina o tema, ou precisará estudar e se aprofundar mais no assunto? Organize as ideias para que possam ser explicadas da melhor maneira possível, fazer uma sequência lógica que atinjam o seu objetivo ao final.

 

APRESENTAÇĀO:

A palestra pode ser informativa, motivacional, persuasiva ou de entretenimento. Ela precisa ter começo, meio e fim ou podemos dizer início, desenvolvimento e conclusão.

  • Os tópicos devem ser curtos e claros.
  • Use cores, figuras, gráficos e mapas mentais, tudo moderadamente é claro, sem exageros.
  • Coloque uma ideia por slide e se contenha a  colocar no máximo 7 palavras por slide.
  • Use como base de 1 a 2 minutos por slide. Em apresentações de 15 minutos, usamos 1 minuto por slide e nas longas apresentações de 90 minutos, por exemplo, 2 minutos por slide.
  • Nas fontes, de preferência, entre 20 e 28 para o texto e entre 32 e 46 para os títulos.
  • No slide final sempre deixe seus contatos para que as pessoas possam entrar em contato.
  • Compartilhe o conteúdo ou parte dele para o público depois.

Fique atento ao tempo de duração da palestra e nāo extrapole, seja dinâmico e evite falar rápido demais. Nāo leia o slide ou fique de costas para a platéia. Leve sempre seus vídeos e imagens junto com a apresentação. Vai usar vídeos do you tube? Seja prevenido e baixe-os em seu computador o local pode nāo disponibilizar de internet. Fique atento também ao formato de seu vídeo e se conseguirá abrir no local da palestra. 

Medo de falar em público e nervosismo podem atrapalhar a performance do palestrante, então relaxe. Chegue sempre antes para testar sua apresentação e os equipamentos disponíveis. Você deve estar tranquilo, pois domina o assunto e treinou bastante antes.

Os primeiros minutos são essenciais, comece com um sorriso, cumprimente, apresente-se e agradeça a presença de todos. Crie o interesse sendo espontâneo, sincero, seja você mesmo e faças as pessoas confiarem em você, tenha bom humor.

Liste os principais temas abordados que serão apresentados na palestra. Desperte o interesse e atenção, colocando logo no início o tema central da apresentação, esse momento dura de 40 segundos a 1 minuto, seja criativo e caso necessário crie um slogan ou frase de efeito. Crie um enredo para sua apresentação, como se fosse uma história com personagens, conflitos e resoluções. Roterize a apresentação, redija a história do word, escolha uma identidade visual, retire os tópicos principais e monte seu slide.  Crie pequenos recursos divertidos que divirtam a platéia.

É importante gerar o entendimento e a adesão dos convidados, use portanto tópicos breves e faça perguntas interagindo com a platéia. Caso haja perguntas avise que serão respondidas somente ao final da palestra. O fechamento da palestra assim como a abertura deve ser um super momento, então capriche no final. As pessoas devem sair da palestra diferentes do que entraram, como uma expectativa de mudança, se isso acontecer é porque conseguiu transmitir sua mensagem com sucesso.

Lembre-se toda a apresentação é importante então sempre faça como se fosse a primeira palestra, mas você sempre pode e deve melhorar, superação é ir além sempre.  

 

VISUAL E ATITUDES:

Evite decotes, roupas curtas e amassadas. A boa aparência diz que devemos estar com a higiene pessoal em dia: cabelos penteados, barbas feitas e unhas adequadas. Mau hálito e cabelos ensebados nāo podem. Tenha postura e mostre segurança no que fala.

 

NETWORKING:

Esteja nas redes sociais, tem o seu próprio blog para que as pessoas o conheçam e possam saber sobre o que você fala e entende. Nas palestras divulgue suas redes sociais e profissionais, tenha sempre a māo o cartāo de visitas, cada nova palestra você pode fazer novos contatos.  

 

COMEÇO:

No início você dará palestras gratuitas para ganhar credibilidade, se tornar conhecido, mas isso será bom para desenvolver sua autoconfiança e humildade.

 

ORGANIZAÇĀO DO EVENTO:

 

1) PLANEJAMENTO: definir público-alvo, local, dia, horário do evento, quem serão os palestrantes, qual o objetivo do evento e quais temas serão abordados.

2) CONVITE: envio com data, local, horário e tema definido. Pode ser enviado convite impresso ou online. As redes sociais sāo ótimas ferramentas de divulgação do evento. Haverá RSVP, ou seja, será necessário confirmação da presença no evento?

3) ESTRUTURA: o local deve comportar confortavelmente todos os convidados, lembre-se que sempre há uma quebra do número de presentes dos que realmente confirmaram presença. Essa quebra aumenta quando o evento é gratuito. É necessário pensar se o local tem a estrutura para a palestra como: projetor, passador de slides, telāo, caixa de som, microfone, extensões, iluminação, computadores ou notebooks. Será servido coffee break? Em caso de palestrante estrangeiro terá tradução simultânea? Verifique se há estacionamento e banheiros suficientes no local. O ar condicionado e a luz estāo funcionando? O palestrante precisa ter água durante a palestra. Seixe música ambiente rolando antes do início da palestra.  

3) RECEPÇĀO: atender quem chega na palestra é a primeira impressão do evento, então fique atento para que seja bem estruturado, contração de recepcionistas, lista de presença, crachás, organizadores de filas e material de apoio. Organize a entrega de materiais por ordem alfabética e tenha filas preferenciais.  

4) PALESTRANTES: O perfil do palestrante deve ser adequado aos objetivos do evento. Não escolha o palestrante pelo preço, mas pelo que ele poderá acrescentar ao seu evento. Verifique se o palestrante prefere ficar de pé ou sentado. Passe ao palestrante o endereço do evento, mande inclusive um mapa, avise o horário que deve chegar e que horas inicia a palestra. Aconselhavél que o palestrante esteja no local de 30 minutos a 1 hora antes para testar equipamentos, verificar se existe alguma necessidade de última hora. Avise se haverá estacionamento no local, se ele está incluso em seu caché ou se deverá pagar. Alguns palestrantes precisam ser trazidos ao evento por motoristas particulares a serem contratados. Tenha o celular do palestrante sempre a māo e passe o seu em caso de algum problema. Designe sempre alguém que ficará com o palestrante para ajudá-lo no que for preciso e apresentá-los as autoridades do evento.

5) MATERIAL DE APOIO: Sinalizaçāo do evento, fichas de autoridades, prismas e cartazes de tempo para o palestrante. As pessoas que trabalham no evento como organizadores, staffs, colaboradores devem estar identificados com crachás, camisetas ou uniformes.

6) FILMAGEM E FOTOGRAFIA: Verifique sempre com o palestrante se é permitido fotografar e filmar sua palestra, muitos deixam desde que nāo seja na integra. Atualmente com as altas tecnologias que temos e cada vez mais impossível proibir o uso de celulares dentro dessas palestras pois as pessoas querem interagir e divulgar que estão participando da palestra. Oriente as pessoas que irão fotografar e filmar para nāo usarem flashes e nāo atrapalharem a visão dos participantes.

7) OUTROS: Quando for iniciar a palestra, se o auditório nāo estiver cheio pense para que as pessoas se concentrem na parte da frente é melhor para o palestrante direcionar a palestra. Tenha um mestre de cerimonias para fazer a abertura e apresentar o palestrante. Tenha sempre um vídeo institucional para apresentar e “vender” sua empresa.

8) INTERNET: vivemos em um mundo globalizado, e atualmente as pessoas marcam onde estão e escrevem das redes sociais durante a palestra. Essa é uma maneira de fazer marketing sem precisar pagar, as opiniões sāo espontâneas e de graça. Disponibilize acesso a internet no local da palestra, para que as pessoas divulguem sobre ela. Use #hastags do evento, crie locais para tirarem fotos e compartilhar. Faça uma palestra boa e as pessoas irão divulgar que ela é boa, se sua palestra for ruim, elas vão criticar, fique atento as críticas e tente melhorar da próxima vez.  

9) IMPREVISTOS: acontecem em todos os eventos, por mais planejado que seja, tenha sempre um plano B para toda a organização. Tenha jogo de cintura para encontrar a melhor solução, planeje inclusive os imprevistos, isso ajudar a ter soluções imediatas.

10) CERTIFICADO: é de muito bom grado a emissão de um certificado a todos que participaram do evento, dá credibilidade.

11) PESQUISA DE SATISFACĀO: para saber se as pessoas gostaram do evento e o que pode melhor, mande uma pesquisa simples por e-mail. A pesquisa de satisfação também pode ser entregue junto ao material no início, avisando que deve ser entregue ao final do evento.

 

Boa palestra e sucesso!


 

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