Estamos vivendo em uma era digital, inclusive já escrevi aqui no blog como organizar seus arquivos digitais. Porém os papéis ainda fazem parte da nossa vida, e muitos deles não podem ser descartados. Vamos aprender hoje como organizá-los para garantir uma vida mais organizada e tranquila.

A organizaçāo dos documentos é importante para que você não pague as contas atrasadas e perca dinheiro, encontre os documentos na hora que precisa e assim não perca tempo.   

Se for a sua primeira vez organizando os papéis será um pouco trabalhoso mas irá valer a pena, pode ter certeza! O importante é criar a rotina de organização e manter.

 

1) Usando a Regra do Eisenhower vamos a primeira ação que é a triagem:

- Jogar fora

- Delegar

- Resolver

- Agir

Para te ajudar nessa ação, se pergunte se esse papel é necessário? Porque é necessário manter? Por razões tributárias, legais ou emocionais? Se esse documento pode ser digitalizado? A informação contida nele é encontrada facilmente na internet?

Muitas pessoas guardam anotações da escola, faculdade e curso e nunca realmente voltam a reutilizar essa informação. Se isso acontece com você, descarte os papéis. Caso ele realmente sirva como consulta, organize e guarde as folhas de modo adequado.

 

2) Separe os papéis. 

Sugestões de algumas categorias para separar seus documentos e papéis: 

• Documentos pessoais (por membro da família – RG, certidão de nascimento, casamento, reservista, título de eleitor, passaporte, carteira de motorista, etc.);
• Documentos da casa; 
• Documentos do carro (seguro, contratos, manutenção, etc.);
• Documentos do banco;
• Contas a pagar (pode ser uma pasta somente para isso);
• Contas pagas (use uma pasta sanfonada e separe: luz, água, telefone, internet, condomínio, aluguel, etc.);
• Garantias e manuais do eletrodomésticos e eletrônicos;
• Recibos e notas fiscais dos produtos;
• Arquivos médicos. 

 

Existem outros papéis que necessitam uma atenção especial:

1. Trabalhos escolares: crie uma pastinha para guardar os trabalhos dos filhos, ou monte um mural com os principais desenhos, ou compartilhe com os parentes as criações da criançada.
2. Cartas e lembranças: esse assunto é polêmico, mas isso tem tudo haver com o lado emocional, existem pessoas que gostam e precisam guardar cartas e lembranças. Sem problemas, coloque tudo em uma caixinha e veja sempre que quiser. Mas limite-se a ter somente uma caixa de lembranças e a guarde aquelas que te tragam coisas positivas, nada de guardar coisas negativas ok? Conforme os anos forem passando existem coisas que perderão o significado e podem ser eliminadas e novas lembranças vão surgir.
3. Revistas e Jornais: A primeira pergunta é porque você guarda jornais e revistas? Se é para inspiração ou portfólio, crie o habito de recortar o que te interessa na revista e guarde em uma pasta.
4. Receitas: crie um caderno ou fichário de receitas. No blog já ensinei como fazer o fichário do lar, que é uma ótima opção de organização.

 

3) Sugestões de produtos para organizar os documentos e papéis:

 

a) Pasta Sanfonada

 

b) Caixa Organizadora

c) Arquivos 

  

4) Quais os prazos para guardar os documentos? Na parte downloads tem uma listinha com o nome "Organizando documentos" para baixar e usar.

 

5) Super dica:

Tenha uma caixa de entrada ao entrar em casa, pode ser uma gaveta, uma cestinha ou uma caixa. Deixe todos os papéis nela e quando for possível faça a triagem. Aqui no blog tem um post de como organizar a correspondência. Encontre a melhor ferramenta para organizar seus papéis e seja feliz.

 

 

Confira também o post sobre como organizar documentos e papéis que escrevi para o blog Papo Universitário.

Não se preocupe em fazer tudo perfeito no começo. Se for necessário, mude a estratégia. A escolha é sua!

Caso tenha alguma dúvida específica consulte um contador. 

Espero que tenham gostado do post! Até o próximo!