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Aprenda como organizar seus papéis:

02 de Março de 2015 Kalinka Carvalho

Estamos vivendo em uma era digital, inclusive já escrevi aqui no blog como organizar seus arquivos digitais. Porém os papéis ainda fazem parte da nossa vida, e muitos deles não podem ser descartados. Vamos aprender hoje como organizá-los para garantir uma vida mais organizada e tranquila.

A organizaçāo dos documentos é importante para que você não pague as contas atrasadas e perca dinheiro, encontre os documentos na hora que precisa e assim não perca tempo.   

Se for a sua primeira vez organizando os papéis será um pouco trabalhoso mas irá valer a pena, pode ter certeza! O importante é criar a rotina de organização e manter.

 

1) Usando a Regra do Eisenhower vamos a primeira ação que é a triagem:

- Jogar fora

- Delegar

- Resolver

- Agir

Para te ajudar nessa ação, se pergunte se esse papel é necessário? Porque é necessário manter? Por razões tributárias, legais ou emocionais? Se esse documento pode ser digitalizado? A informação contida nele é encontrada facilmente na internet?

Muitas pessoas guardam anotações da escola, faculdade e curso e nunca realmente voltam a reutilizar essa informação. Se isso acontece com você, descarte os papéis. Caso ele realmente sirva como consulta, organize e guarde as folhas de modo adequado.

 

2) Separe os papéis. 

Sugestões de algumas categorias para separar seus documentos e papéis: 

  • Documentos pessoais (por membro da família – RG, certidão de nascimento, casamento, reservista, título de eleitor, passaporte, carteira de motorista, etc.);
  • Documentos da casa; 
  • Documentos do carro (seguro, contratos, manutenção, etc.);
  • Documentos do banco;
  • Contas a pagar (pode ser uma pasta somente para isso);
  • Contas pagas (use uma pasta sanfonada e separe: luz, água, telefone, internet, condomínio, aluguel, etc.);
  • Garantias e manuais do eletrodomésticos e eletrônicos;
  • Recibos e notas fiscais dos produtos;
  • Arquivos médicos. 

 

Existem outros papéis que necessitam uma atenção especial:

  1. Trabalhos escolares: crie uma pastinha para guardar os trabalhos dos filhos, ou monte um mural com os principais desenhos, ou compartilhe com os parentes as criações da criançada.
  2. Cartas e lembranças: esse assunto é polêmico, mas isso tem tudo haver com o lado emocional, existem pessoas que gostam e precisam guardar cartas e lembranças. Sem problemas, coloque tudo em uma caixinha e veja sempre que quiser. Mas limite-se a ter somente uma caixa de lembranças e a guarde aquelas que te tragam coisas positivas, nada de guardar coisas negativas ok? Conforme os anos forem passando existem coisas que perderão o significado e podem ser eliminadas e novas lembranças vão surgir.
  3. Revistas e Jornais: A primeira pergunta é porque você guarda jornais e revistas? Se é para inspiração ou portfólio, crie o habito de recortar o que te interessa na revista e guarde em uma pasta.
  4. Receitas: crie um caderno ou fichário de receitas. No blog já ensinei como fazer o fichário do lar, que é uma ótima opção de organização.

 

3) Sugestões de produtos para organizar os documentos e papéis:

 

a) Pasta Sanfonada

 

b) Caixa Organizadora

c) Arquivos 

  

4) Quais os prazos para guardar os documentos? Na parte downloads tem uma listinha com o nome "Organizando documentos" para baixar e usar.

 

5) Super dica:

Tenha uma caixa de entrada ao entrar em casa, pode ser uma gaveta, uma cestinha ou uma caixa. Deixe todos os papéis nela e quando for possível faça a triagem. Aqui no blog tem um post de como organizar a correspondência. Encontre a melhor ferramenta para organizar seus papéis e seja feliz.

 

 

Confira também o post sobre como organizar documentos e papéis que escrevi para o blog Papo Universitário.

Não se preocupe em fazer tudo perfeito no começo. Se for necessário, mude a estratégia. A escolha é sua!

Caso tenha alguma dúvida específica consulte um contador. 

Espero que tenham gostado do post! Até o próximo!

 

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