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Organizando reunião por videoconferência

02 de Março de 2018 Kalinka Carvalho

Fonte: Freepik

 

Espaço e tempo não são mais empecilhos para quem precisa fazer uma reunião atualmente. Com a evolução dos sistemas de videoconferência, estar em contato com quem você precisa deixou de ser um problema. Chega a impressionar, mas quem está no mercado há mais de dez anos, provavelmente se lembra do quanto era difícil realizar uma reunião. Conciliar agendas, encontrar um local adequado, às vezes ter que viajar para encontrar o cliente eram um verdadeiro transtorno. Fazer isso a distância? Praticamente impossível. Talvez uma alternativa pudesse ser o telefone comum, mas ainda assim era um recurso caro e ineficaz para se utilizar nesse tipo de atividade. Nesse cenário, apresentar uma simples proposta, produto ou serviço ou atender um cliente distante, poderia sair bem caro! Mas, com a evolução tecnológica, tudo isso mudou. Se você precisa fazer uma videoconferência online, veja como ficou fácil.

 

O que é videoconferência online:

Você já deve ter uma ideia do que estamos falando, mas não custa aprofundar um pouco. A videoconferência é uma comunicação que se dá em tempo real através de sistemas tecnológicos. Nela, é possível ter transmissão de áudio e vídeo de forma simultânea entre várias pessoas, de qualquer local, bastando que possuam acesso à internet de boa qualidade e os recursos para a transmissão. Durante uma videoconferência, vídeo e áudio criarão a sensação de proximidade.

 

 

Videoconferência ou Videochamada:

Embora pareçam a mesma coisa, afinal ambas possuem o mesmo objetivo, há algumas diferenças marcantes. Nas videochamadas é necessário que o outro usuário utilize o mesmo recurso que você para conseguirem se comunicar. Por exemplo, para falar com alguém no skype, hangout ou zoom, é preciso que a outra pessoa também possua o aplicativo instalado. Sem isso, nada feito. Já nas videoconferências profissionais não existe essa restrição. Por causa das tecnologias  normatizadas pela ITU - T, é possível realizar chamadas entre pessoas mesmo que não estejam utilizados equipamentos iguais. Outro fator importante é a segurança, devido a disponibilidade de criptografia para áudio e vídeo.

 

 

Vantagens da Videoconferência:

São inúmeras! Utilizar esse serviço atualmente traz um grande número de vantagens para empresas e, entre elas podemo citar:

  • Agilidade na comunicação
  • Praticidade
  • Menor utilização de banda larga
  • Estabilidade de conexão
  • Segurança
  • Economia de Tempo
  • Economia de Recursos
  • Economia Financeira, entre outros.

 

 

Equipamentos importantes em videoconferências:

De modo geral, é muito simples realizar uma videoconferência. É importante possuir alguns equipamentos, mas com avanço tecnológico, já é possível utilizar um simples notebook sem perder muita qualidade e eficiência. Entretanto, caso objetivo seja realizar uma reunião com alta qualidade, os recursos abaixo ajudarão a criar o ambiente adequado.

 

  • Software: Caso faça uma reunião de videoconferência em grupo, ou seja, com um número maior que três pessoas e, em locais distintos, recomenda-se a utilização de um sistema multiponto, também chamado de MCU (Multipoint Control Unit). Esse tipo de software permitirá gerar videoconferências de diferentes terminais.
  • Monitor/Tela: Pode ser um projetor de slides, televisão, etc. Quanto maior a qualidade de imagem, melhor será a experiência visual e facilitará inclusive na apresentação de objetos e documentos.
  • Microfone: Importante para garantir a qualidade do áudio.
  • Câmera: São importantes para filmar o ambiente e caso este seja mais extenso recomenda-se utilizar várias para captar diferentes ângulos.
  • Conexão: Como já falamos anteriormente, embora a videoconferência ajude na economia de banda, se você possuir uma boa conexão, mais eficiente será a sua chamada.

 

Alguns dos sistemas de videoconferências mais utilizados do mercado são os da Cisco Systems e Polycom. Não tenha dúvidas em realizar uma videoconferência quando precisar realizar uma reunião com pessoas que estão em diferentes localidades. Além de prática, rápida e barata, é muito simples e não requer muito conhecimento técnico.


Com a videoconferência você resolve inúmeras questões sem precisar se deslocar no trânsito, viajar, deixar o escritório o que vai ter gerar uma economia de tempo, dinheiro e ganho de produtividade.

 

Texto feito em parceria com Robert Sena da Silva

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