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8 dicas de organização para consultórios odontológicos

Segunda-feira, 28 de Setembro de 2020

Fonte: Freepik

 

 

Ao abrir uma clínica de odontologia, os dentistas se preocupam com diversos fatores como por exemplo, os procedimentos a serem realizados, valores e agenda de pacientes.  Contudo, se o consultório não estiver organizado de forma correta e agradável, os pacientes não irão se sentir à vontade e pode nem dar oportunidade para que os profissionais mostrem sua eficiência.  Além do mais, um consultório bem organizado não só cativa mais o paciente, como também, otimiza algumas tarefas do profissional.  Por isso, resolvemos separar algumas dicas para te auxiliar nesta tarefa tão importante. Continue a leitura e confira:

 

 

1. Cada coisa em seu lugar: 

Todo procedimento precisa de muitos instrumentos e equipamentos. Contudo, cada especialidade têm os seus.  Uma dica essencial é separar por setores. Afinal, o que um dentista utiliza para implante dental, muito provável que não seja utilizado em uma limpeza.  Categorize cada um e se possível, deixe em locais separados com etiquetas. Assim, logo depois de esterilizar um material, você já saberá onde guardar. Dessa forma, além de ter um controle maior de onde está cada ferramenta, você economiza aquele tempo perdido ao procurar cada item.

 

 

 

2. Organize a sala de espera 

É muito comum que os ambientes de espera tenham revistas e panfletos em cima das mesas. Porém, o excesso desses papéis pode causar uma má impressão.  Um ponto importante a se observar é se os jornais e revistas não estão rasgados e nem com informações desatualizadas. Afinal, uma revista de dois meses atrás já não é tão interessante, não é mesmo?  No caso dos flyers, é recomendado que você retire deste local e entregue em momentos oportunos, como por exemplo, quando um paciente perguntar sobre algum procedimento como lente de contato dental.

 

 

 

3. Organize os horário:

Além do espaço físico, a agenda precisa ser muito bem organizada.  Saber que um procedimento pode vir a demorar mais do que o outro, ter um controle sobre tolerância de atraso e principalmente, confirmar as consultas dias antes é essencial para um bom funcionamento.  Dessa forma, além do paciente conseguir se programar para chegar ao consultório, o dentista também irá conseguir se programar para o seu dia.

 

 

 

4. Cuidado com o impacto negatico 

Sabemos que artigos de decoração podem gerar bons gatilhos para os pacientes. Dependendo da disposição dos móveis e até mesmo da cor da parede, as sensações de desconforto podem sumir.  Mas o contrário também pode vir a acontecer.  Tome cuidado com o grande número de informações. Num geral, consultórios odontológicos precisam ser cleans e pacíficos. Portanto, cores gritantes, quadros muito carregados e até mesmo, uma iluminação pesada, podem gerar uma má impressão e até mesmo, uma insegurança do paciente em relação àquele ambiente.

 

 

 

5. Cuide das informações dos seus pacientes 

Saber onde estão as fichas e prontuários de cada paciente é essencial. Dentro de cada pasta há todo o histórico daquela pessoa e caso alguma folha desapareça, certamente terá grandes problemas. Imagine que um paciente tenha acabado de realizar toda a documentação para colocar um aparelho dental transparente, porém, os exames não foram anexados à sua ficha e se perderam. Com certeza, haverá uma frustração e uma dor de cabeça que poderia ter sido evitada, concorda?  Portanto, se o seu consultório ainda não tenha investido em armazenamento em nuvem, certifique-se que cada paciente possui uma pasta e que todos os documentos estão lá dentro.  No momento de guardar, a forma mais eficiente é organizar por ordem alfabética. Assim, quando você precisar de algo, será mais rápido e fácil de encontrar.

 

 

 

6. Tenha controle do estoque 

É importante que você saiba exatamente o quantidade de produtos que há em estoque e principalmente, a validade de cada um. De hipótese alguma, deixe para conferir só no dia do atendimento. Afinal, imagine a situação em que um cliente pesquisou por “clareamento consultório”, encontrou a sua clínica como sugestão, marcou a consulta, mas ao chegar o momento de fazer o procedimento, descobre que não será atendida por falta de material. Com toda certeza, a sua credibilidade estará em baixa com esse paciente.  Para evitar situações como essa, reserve um tempo pelo menos uma vez na semana e cheque se há algum produto em falta ou então, com o prazo de validade vencido.

 

 

 

7. Divida as responsabilidades 

Sobrecarregar uma única pessoa com todas as tarefas de organização não é a melhor das soluções, ainda mais se esta pessoa for o próprio dentista.  Divida as tarefas entre a sua equipe de forma que todos consigam cumprir com os combinados e nada fique para trás. É possível organizar este planejamento através de planilhas e caso ache melhor, faça uma rotatividade destas responsabilidades. Assim, ninguém fica entediado de fazer sempre a mesma coisa.

 

 

 

8. Cuidados pós-pandemia 

Sabemos que a pandemia na qual estamos enfrentando pegou todos de surpresa e inclusive os consultórios de odontologia tiveram de se adaptar à nova realidade.

Mesmo depois que o isolamento acabar, algumas medidas de segurança deverão ser tomadas. Como o cuidado com aglomerações e a disponibilização de totens de álcool gel na recepção.  Sabemos que hoje, apenas consultas de alta prioridade estão sendo realizadas, portanto, se o seu consultório estiver em funcionamento neste período, se atente às regras da ANVISA e também dos órgãos regulamentadores.

 

Nossa recomendação é que você faça uso dessas dicas e que separe todos os dias, um tempo para organizar o seu consultório de forma geral.  Dessa forma, você estará garantindo que o próximo dia seja mais produtivo e evita o acumulamento de tarefas.  Manter este padrão de organização exige uma dedicação constante, porém, os frutos desta disciplina são muito bons. Teste em seu consultório e usufrua destas vantagens!

 

 

Conteúdo feito em parceria com Mayara Santos, redatora na empresa Vue Odonto

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