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O que é organizaçāo digital?

29 de Janeiro de 2018 Kalinka Carvalho

Fonte: Kalinka Carvalho

 

Você já deve saber que o personal organizer organiza casas, closets, ajuda com a chegada do bebê e mudanças, mas você sabia que existe o serviço de organizaçāo digital? Sim o profissional  pode te auxiliar a montar um sistema e colocar o seu computador, tablet e/ou smartphone em ordem, permitindo que encontre tudo que precisa com rapidez e facilidade. Lembrando que nem todos os profissionais de organizaçāo atendem esse segmento, entāo procure um especialista no assunto! 

 

1. O que é organizaçāo digital?

É organizar os arquivos e dispositivos digitais, assim como sua vida online, trazendo um melhor gerenciamento das suas informações e controle do seu tempo. 

 

 

2. Por onde começar?

a) Planeje: liste todos os seus dipositivos que precisam ser organizados (computador, notebook, smartphone, tablet, etc). 

 

b) Destralhe: jogue fora arquivos duplcados ou que nāo servem mais. Isso é fundamental para o bom funcionamento dos seus dispositivos. Exemplos: sabe a lixeira que você nunca esvazia? Que tal dar uma limpada nela? Outra pasta que vive cheia de arquivos é a de downloads, ela é uma pasta temporária de arquivos, para você baixar, usar, guardar ou deletar, entāo certifique-se que ela está vazia também. Eu uso o CCleaner Free para dar aquela limpada no computador, inclusive naqueles arquivos temporários que ficam no histórico, os cookies. 

 

c) Categorize seus arquivos: durante a limpeza é comum verificar arquivos semelhantes ou com assuntos similares, que podem ser agrupados. Faça pasta com as músicas, uma pasta de fotos e vídeos, uma de documentos, etc. Isso é muito particular de cada um, mas a criaçāo de pastas e subpastas deve seguir uma lógica, assim como nos arquivos de papéis. Eu uso a minha taxonomia. Ela é o estudo científico responsável por determinar a classificação sistemática de diferentes coisas em categorias. Veja abaixo a minha, se inspire e crie a sua (papéis da vida, responsabilidades, tarefas): 

Mapa Mental: Kalinka Carvalho 

 

PS: Organize  as pastas e subpastas dentro da área de documentos do seu sistema operacional. Geralmente nessa área ficarão os arquivos em formato PDF, Excel, Word, etc. Lembre-se que na área de trabalho deve ficar apenas os arquivos que estejam sendo usados no momento. Você nāo precisar guardar tudo em seu computador, pode usar a nuvem para "aliviar" o seu computador. Quando os arquivos estāo na nuvem você pode acessar de qualquer lugar, facilitando o seu dia a dia. Use o Evernote, Google Drive ou Dropbox para isso. 

 

d) Identificaçāo: escolha nomes que sejam facéis de encontrar. No caso de fotos eu organizo colocando nome da pasta assim: ano_mes_dia_evento. Exemplo: 2018_01_01_ano_novo. Já os arquivos eu costumo usar tudo em caixa baixa e sem espaço para nāo ocupar a memória do computador. Exemplo: kalinka_carvalho, uso "_" (underline) ou "-" (tracinho). 

 

e) Backup: é uma cópia fiel, idêntica do que você tem, ele é fundamental é muito importante para nāo perdermos nossas preciosas informações. Use  HD's externos ou sistemas de nuvem (Dropobox / Google Drive). Nāo use CD's, DVD's ou pen drive para fazer backups, eles sāo mídia de transporte de conteúdo, para que possa passar um arquivo de um lugar para o outro e nāo armazenar. 

PS: Crie o hábito de fazer o backup uma vez por semana para garantir que seus arquivos estejam atualizados e organizados sempre. 

 

f) Smartphone e Tablet: sāo dispositivos móveis, que passam muito tempo ao nosso lado. Eles nos ajudam com rotas, previsāo do tempo, transporte, pagamento de contas, envio de e-mails, lemos notícias, etc. Cada um usa-o de uma maneira, entāo verifique o que realmente é necessário ter em seu celular, mantenha os aplicativos que usa para nāo ocupar espaço e memória. Uma dica e faça uma lista dos aplicativos que nāo pode viver sem, instale somente eles e conforme for vendo as necessidades baixe outros. Se nāo está mais usando delete. Você verá como isso te ajudará a ter um dispositivo mais organizado e rápido.  Organize os aplicativos que tenham funções parecidas, use a sua taxonomia para te ajudar. 

Fonte: Tela Inicial Smartphone

 

g) Notificações e configurações: facilite a sua vida, habilite apenas o que usar e desligue o restante. Nāo vire refém do seu celular ou das necessidades das outras pessoas. Organize seu tempo e use os seus dispositivos para te ajudar a gerenciar tudo isso. 

 

 

3. Benefícios da Organizaçāo Digital? 

  • Gerenciar melhor todas as informações que chegam até você;
  • Usar seu tempo em tarefas e projetos importantes;
  • Usar as redes sociais de maneira adequada sem perder o foco; 
  • Ter controle dos seus e-maisl; 
  • Encontrar com facilidade e rapidez seus arquivos; 
  • Manter suas informações seguras; 
  • Mobilidade para trabalhar de onde quiser;
  • Conseguir compartilhar e trocar informações com qualquer pessoa em qualquer lugar; 
  • Suas informações da palma da sua māo. 

 

Veja o antes e depois da minha área de trabalho:

Fonte: Antes da área de trabalho 

 

 

Fonte: Depois da área de trabalho 

 

A sensaçāo de estar com a caixa de entrada do de e-mail vazia é maravilhoso: 

Lembrando que processar a caixa de entrada, nāo é nāo ter nenhum e-mail para responder e sim ter feito uma "triagem" do que precisa ser feito:

- Arquivado

- Respondido

- Delegado

 

Veja também o post 10 dicas de como organizar os seus arquivos digitais. Entāo eu espero que tenham gostado desse post especial sobre organizaçāo digital. Ficou com alguma dúvida? Envie e-mail para contato@kalinkacarvalho.com.br 

 

 

 

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