Primeiro vamos entender o que é documento. Ele é o suporte material (peça escrita ou impressa) que incorpora algum tipo de informação ou oferece prova sobre algum assunto. Já escrevi um post aqui no blog em março de 2015 falando sobre o assunto, mas resolvi trazer um post mais atualizado e com algumas novidades.
Existem diversos tipos dos documentos:
- Oficial: aviso, convênio, contrato, etc.;
- Empresarial: recibo, currículo, projeto e comunicado, etc.;
- Descartável: orçamentos, folhetos promocionais, etc.;
- Artificial: mapa, desenho, etc.;
Abaixo alguns exemplos de categorização de documentos:
- Pessoais: Certidão de Nascimento, RG, CPF, Título de Eleitor, Carteira de Trabalho, Certidão de Casamento, PIS, CNH, caderneta de vacinação, reservista,
- Finanças: Fatura, Recibo, Comprovante, Nota Fiscal
- Imóveis: Escritura, Contratos, tudo referente a casa
- Veículos: tudo referente ao carro;
- Pets: tudo referente ao seu animal de estimação
- Conta à pagar e contas pagas,
- Garantias e Manuais;
- Recibos e Notas Fiscais;
- Profissional: Holerite, Guia de Recolhimento, Termo de Rescisão de Contrato.
- Saúde (Exames Médicos);
- Revistas e Livros
- Educação | Desenvolvimento Intelectual (Apostilas, Impressos);
- Fotografias e Lembranças
Existem documentos que precisam ser guardados por um período determinado de tempo (retenção) e para isso usamos uma tabela de temporalidade (baixe gratuitamente na parte de downloads). Também é possível classificar o tipo de guarda do documento. Veja os exemplos abaixo:
- Guarda Eventual (convite, correspondência)
- Guarda Temporária (tem prazos, documentos fiscais)
- Guarda Permanente (sempre guardar)
Para contas de prestadora de serviços como: luz, internet, gás solicite a declaração anual de quitação de débitos.
Agora vamos as etapas para organizar seus papéis, para deixar tudo bem animado, segue a playlist que montei no SPOTIFY:
1º) TRIAGEM: junte todos os papéis da sua casa para que possamos selecionar os que vão ficar. Existem diversos métodos de triagem, mas todos demandam em fazer uma primeira triagem dividindo em pilhas, um deles é da Tamara Myles do Livro Produtividade Máxima. Ela usa a técnica 3’rs: reter, reciclar e resolver. Eu uso a Regra - Matriz de Eisenhower, que são 4 pilhas, são elas:
- Jogar Fora (Lixo) Elimine
- Agir (Arquivar) Faça Agora
- Resolver (Processar) Agende
- Delegar (Encaminhar) Delegue
Existem algumas perguntas chaves que podem te ajudar a saber se o documento fica ou não, vejam:
- Esse papel é realmente necessário?
- Por que é necessário manter esse documento? As razões para mantê-lo são tributárias, legais ou emocionais?
- Esse documento pode ser digitalizado?
- A informação contida nele é encontrada facilmente na internet?
2º) CATEGORIZAÇÃO: Na primeira etapa você olhou os documentos de maneira superficial, nessa você vai precisar olhar mais atentamente, lendo o conteúdo do documento e classificando ele de alguma forma. Use post-its para te ajudar e use como base as opções de categorias que já citei.
3º) ARMAZENAGEM: A próxima etapa e agrupar e escolher o melhor local para arquivamento desses papéis ou documentos. Vou dar algumas dicas de como guardá-los:
a) Dê preferência a plásticos (evite grampos, elásticos ou clipes), caso seja necessário grampear, que seja apenas 1 na lateral.
b) Os arquivos podem ser classificados em:
- Ativo / Corrente / de Gestão: uso frequente, guardar em pastas, próximo ao usuário.
- Intermediário ou Semiativo (Inativo): uso esporádico, guardar em caixas identificadas, depósitos ou local afastados.
- Histórico ou Permanente: memória;
Classificamos como arquivo dinâmico: o que está sendo formado naquele ano;
c) Podemos organizar de forma centralizada ou descentralizada. A primeira você centraliza todos em um mesmo local e a outra escolhe locais distintos para organizar os arquivos. Uma curiosidade, quando você coloca em uma mesma pasta vários arquivos de assuntos diferentes ela chama-se miscelânea, mas se você coloca apenas um assunto chamamos de pasta dossiê.
d) Métodos de Arquivamento:
- Alfabético: nominal, geográfico ou por assunto
- Numérico
- Alfanumérico
Para documentos pessoais o mais usual é alfabético por assunto. Segue algumas opções que recomendo para arquivar:
- Arquivos com pastas suspensas:
- Pastas com Elásticos ou Sanfonadas
- Caixas
Depois de tudo triado, categorizados e arquivado, verá que ficará muito mais fácil encontrar o que precisa. Veja outros posts que podem te interessar:
- Organizando os documentos médicos
- Aprenda como organizar seus papéis
- 6 recomendações para organizar a suas correspondências