O post de hoje é escrito por Rafael Avila, já tem entrevista dele aqui no blog. Ele é carioca, 35 anos, casado com a Paula há 3 anos e meio e sem filhos. É turismólogo, administrador e empresário. No post de hoje ele irá falar sobre como se organizar usando planilhas.
"Acredito que na correria do dia a dia é muito comum sermos negligentes com a nossa organização. Não sei se essa é a sua realidade, mas eu canso de conversar com amigos que simplesmente deixam a vida ser levada por todas as demandas cotidianas e acabam vendo seus planejamentos e organização (quando eles tem um) indo por água abaixo. Se você se identifica pelo menos um pouco com essa situação, precisa começar a mudar agora mesmo e a ter foco na sua organização. Eu vejo esse processo como um dos pilares mais importantes para se alcançar resultados consistentes e a ser a pessoa que você gostaria de ser. Na minha opinião, uma das melhores formas de chegar nessa organização é usando planilhas.
1. Como se organizar usando planilhas
Se você já está convencido a se organizar (se não está, pode parar de ler por aqui mesmo), precisa definir qual é a melhor maneira de fazer isso. Não estou aqui para te convencer a usar planilhas, só a te mostrar os benefícios que você pode ter se optar por esse caminho. Tendo dito isso, imagino que vale a pena abordar algumas possibilidades de organização que eu uso no meu dia a dia:
- Planner - é uma forma bem legal de se organizar ao longo do ano. Eu mesmo tenho um e uso, mas é importante salientar que ele tem limitações, como a impossibilidade de fazer cálculos automáticos para você e ser offline
- Sistemas - também são interessantes, tanto pelo uso online como pela estrutura que normalmente é avançada, mas tem um grande problema que é a sua inflexibilidade e foco muito específico no tema em que ele foi desenvolvido
- Planilhas - acho que você já percebeu, mas essa é uma das ferramentas que eu mais gosto, pela flexibilidade de customização e facilidade de uso, tanto do Excel, como do Google Planilhas.
Mais uma vez, reforço que não tem certo ou errado aqui, é importante você entender o que funciona melhor para você e como sua rotina se adapta melhor. Para te dar uma ideia, no meu sistema de organização atual eu uso os 3 de maneira híbrida. Tenho um planner que funciona mais como um diário (hábito que eu estou começando esse ano), tenho uma planilha feita no google para acompanhamento de hábitos (você pode ver uma imagem dela mais abaixo) e uso 2 softwares, o Todoist para controle de tarefas e o Evernote para anotações e referências. Mas nesse post, eu gostaria de te mostrar um pouco mais das possibilidades que uma planilha pode te oferecer quando o assunto é a sua organização
Fonte: Rafael Avila
2. Planilhas para qualquer necessidade
O que me deixa mais apaixonado pelas planilhas é a capacidade de te ajudar a se organizar com suas estruturas simples e práticas. Você pode organizar qualquer área da sua vida pessoal ou profissional usando uma planilha em Excel ou do Google. Para te dar uma ideia, na LUZ temos planilhas prontas para praticamente qualquer necessidade. Deixa eu te dar uma lista de categorias que temos por lá:
- Planilhas de estratégia - para te ajudar a se planejar e a controlar indicadores de evolução
- Planilhas financeiras - para controle de fluxo de caixa e planejamento futuro
- Planilhas pessoais - como a da roda da vida ou a de orçamento pessoal e familiar para auto conhecimento
Veja um exemplo de uma planilha da LUZ:
Fonte: Rafael Avila
Acho que deu para entender que uma planilha pronta tem um visual super profissional, já tem uma estrutura fácil de usar e te dá os resultados que você precisa, mas só para deixar mais claro, segue uma lista mais completa de outras categorias que podem necessitar de organização:
- Planilhas de precificação
- Planilhas de recursos humanos
- Planilhas de marketing e vendas
- Planilhas de operações
- Planilhas para projetos
- Planilhas de qualidade
- Planilhas para produção
- Planilhas de compras e estoque
- Planilhas para diferentes tipos de negócios
Deu pra ver que se existe uma necessidade de organização em qualquer área, provavelmente existe uma planilha pronta que pode te ajudar com esse desafio né?
3. E se eu não encontrar uma planilha pronta que me atenda?
Bom, pode ser que você queira uma planilha personalizada para o seu sistema de organização, que o seu caso seja super específico ou que a sua empresa tenha necessidades que não se enquadrem na estrutura de uma planilha pronta. Se essa for a sua realidade, eu costumo indicar dois caminhos:
- Se você dominar o Excel, pode desenvolver uma planilha por conta própria (se precisar de uma ajudinha, vale fazer um dos meus cursos)
- Se não dominar, pode contratar alguém como eu para fazer uma planilha para você (no meu caso, basta mandar um email para planilhapersonalizada@gmail.com com sua demanda)
O mais importante é que você entenda que se organizar é essencial. Sem organização provavelmente você não vai ter clareza do que precisa fazer e vai gastar tempo fazendo coisas que não são importantes para você. Isso é o oposto de ser produtivo. E se você sabe que precisa se organizar, eu te digo que é essencial ter uma ferramenta para isso. Como dito por David Allen no método GTD, "o cérebro é feito para pensar e não para armazenar". Por isso mesmo, sugiro que você comece a usar planilhas, planners e/ou sistemas agora mesmo para adotar o que fizer mais sentido para a sua realidade."
Post escrito por Rafael Avíla idealizador dos projetos Luz Planilhas e Sua Produtividade